Um den Bedürfnissen unserer Kunden gerecht zu werden, haben wir eine Dropbox Schnittstelle „DROPBOX-4-SAP“ zu SAP entwickelt. Die Schnittstelle (API) ist so entwickelt, dass sie bidirektional synchronisieren kann und eine flexible und anpassungsfähige Struktur aufweist. Das bedeutet, dass die spezifische Arbeitsabläufe und Anforderungen eines Kunden einbezogen werden und gleichzeitig eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche (UI) bereitgestellt wird. Somit wird die Performance bei der Kollaboration und der Dokumentenablage im SAP gesteigert.
Beispiel für die Integration der DROPBOX-4-SAP
Bei einem mittelständischen Unternehmen, das viele Kollaborationen mit Externen hat, haben wir die gesamte Performance im Unternehmen bei der Dokumentenablage von ca. 1 Millionen Datensätze pro Mitarbeiter um ein Mehrfaches erhöht. Die Fehlerquote ist signifikant gesunken, da die Dokumente durch einen geführten Prozess im SAP abgelegt werden. Der zeitliche Aufwand zur Anlage der Dokumente und deren Änderungsverfolgung wurde erheblich reduziert. Durch die Archivierung nur ausgewählter Dokumente und Dateien im SAP werden hohe Kosten für Speicher eingespart.
DROPBOX-4-SAP Features auf einen Blick
- Verknüpfung zwischen SAP DMS und Dropbox Ordner
- Senden und Empfangen von Dateien von einem Dropbox-Konto
- Bidirektionale Synchronisation von Dokumenten- und Ordnerstrukturen
- Stand-alone Transaktion
- Interne und externe Kollaboration
- Eingeschränkter Zugriff auf Anwendungsordner
- Archivierung oder Löschung von Dokumenten und Dateien
- Nahtlose Integration in KARON DocEx GUI oder SAP ECTR
- Preiswerte Cloudlösung
Durch die Schnittstelle können Sie auf einfache Weise auf synchronisierte SAP-Dateien und -Dokumente in der Dropbox zugreifen, bearbeiten und teilen. Die Zusammenarbeit mit Externen an Dokumenten wird effizienter und produktiver, da die Dokumente von allen Berechtigten einfach bearbeitet werden können und erst nach Fertigstellung ins SAP-System synchronisiert werden. Workflows und Prozesse können automatisiert werden, wie beispielsweise automatisch Lieferscheine, Zertifikate, Prüfergebnisse, Bilder oder andere Dokumente von SAP in der Dropbox speichern lassen oder umgekehrt, dabei ist SAP das führende System.
Die Dropbox bietet robuste Sicherheitsfunktionen, um Daten zu schützen. Diese gewährleistet die Vertraulichkeit und die Integrität der Unternehmensdaten. Für den Dropbox Zugriff werden Rechte vergeben. Im SAP-System dürfen nur autorisierte Anwender die Synchronisation anstoßen.
Wenn Sie bereits SAP DMS oder SAP ECTR im Einsatz haben und verschiedene Kollaborationen durchführen, wird die Schnittstelle zur Dropbox ihre Produktivität erhöhen.
Durch die Kombination von DROPBOX-4-SAP und dem KARŌN Document Explorer GUI (DocEx) haben Sie noch weitere Vorteile. Die Performance kann um ein weiteres gesteigert werden. Die DROPBOX-4-SAP kann im DocEx als Add-in genutzt werden. Der KARŌN Dokument Explorer unterstützt Sie beim Anlegen von Dokumentstrukturen.
Die Hürden des langen Suchen nach Informationen, Medienbrüche, aufwändige Transaktionswechsel, verschiedene Dokumentversionen und eine fehlende Zugriffssteuerung können mit der Implementierung des DocEx genommen werden. Sie haben somit die Möglichkeit einer unternehmensweit einheitlichen Ablagestruktur bei einfachster Bedienbarkeit für den Anwender.
Wenn Sie nach einer Lösung suchen, um die Zusammenarbeit und Dokumentenablage im SAP zu verbessern, ist DROPBOX-4-SAP eine gute Wahl.
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